Sistem Informasi Akuntansi

nama : sony andika
npm   : 36111861
kelas  : 3db17  

                                                BAB I

Mengenal System Informasi Akuntansi

Proses bisnis dan system informasi akuntansi    

Dua istilah di buku ini adalah proses bisnis dan system informasi,proses bisnis(business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh ,menghasilkan serta menjual barang dan jasa. Beberapa model dari proses bisnis telah dikembangkan.Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian kejadian terkait yang pada umumnya terjadi  dalam urutan tertentu.Kejadian(events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.Setiap siklus transaksi melibatkan beberapa kejadian,siklus transaksi dan kejadian akan dibahas terperinci pada bab 2.Terdapat tiga siklus transaksi utama:

·        Siklus perolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa

·        Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa

·   Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya

Sistem informasi manajemen – SIM adalah suatu system yang menangkap data tentang satu organisasi,menyimpan dan memelihara data serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.SIM dapat dipandang sebagai seuatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi seperti produksi,pemasaran,sumber daya manusia serta akuntansi dan keuangan yang akan dijelaskan pada bagian ini yaitu SIA – Sistem informasi akuntansi yang dipandang bagian dari SIM organisasi.

Proses bisnis organisasi dan SIM sangat berhubungan dengan erat.SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi kemudian data ini dikumpulkan ,diikhtisarkan dan diorganisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya sebagai contoh adalah alat pemindai atau scanner yang berada pada toko/supermarket.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

sebagaimana dibahas sebelumnya ,sebenarnya SIM merupakan seperangkat subsistem.semua subsistem dalam SIM sangat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsinya.

System informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akutansi dan keuangan,juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi.SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan,penjualan dalam satuan,pembayaran,gaji dan jam kerja.

Tumpang tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses-proses bisnis mendasar yang sama.Oleh karena informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna.banyak perusahaan kini berusaha untuk mengonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi perencanaan sumber daya perusahaan(ERP),ERP adlah suatu system manajemen bisnis yang mengintregasikan semua aspek proses bisnis perusahaan termasuk subsistem subsistem yang berada didalam nya seperti pemasaran ,produksi,SDM dan akuntansi dan keuangan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Pada bagian ini akan dijelaskan apa yang dikerjakan oleh SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi.

Membuat laporan external

Perusahaan menggunakan system informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor,dinas pajak,badan-badan pemerintah dan yang lain lain.Laporan ini mencakup laporan keuangan,SPT pajak,dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industry perbangkan dan utilitas.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan satu system informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusaahan itu.

Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi

Perencanaan dan pengendalian

Suatu system informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian.Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah yang actual.

Menerapkan pengendalian

Pengendalian internal mencakup kebijakan kebijakan ,prosedur prosedur dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dan data keuangan perusahaan.

Peran akuntansi dalam hubungannya dengan SIA

Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya yaitu menyusun laporan external,menangani transaksi rutin dan lain lain.

Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dan dalam organisasi kecil maupun besar manajer akuntansi mengelola system informasi secara keseluruhan.

Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultas di baanyak bidang termasuk  system informasi,perencanaan keuangan perorangan,akuntansi internasional,akuntansi lingkungan dan akuntansi forensic.

Akuntan sebagai evaluator

Akuntan menyediakan bermacam macam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada system informasi akuntansi pada hal ini akuntan dilihat sebagai seorang auditor internal dan external dan penyedia jasa asuransi.

Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan piranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien klien kecil dan piranti lunak perpajakan guna memberiakan jasa perpajakan untuk klien mereka.

BAB 2

Proses bisnis dan dataSIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA.akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,melakukan wawancara,dan mengamati transaksi transaksi untuk memahami system akuntansi klien.

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan , serta menjual barang dan jasa.satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.

·                     Siklus pemerolehan/pembelian

·                     Siklus konversi

·                     Siklus pendapatan

Penidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah sebuah system informasi,dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroperasi.para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain system informasi akuntansi.

Proses bisnis merupakan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Siklus transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

-       Siklus pemerolehan/pembelian mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

-       Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

-       Siklus pendapatan mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

1.    Merespon permintaan informasi dari pelanggan.

2.    Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.

3.    Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

4.    Menagih pelanggan.

5.    Melakukan penagihan uang.

6.    Menyetorkan uang kas ke bank.

7.    Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan

Siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagai atau semua operasi berikut ini :

1.    Mendiskusikan dengan para pemasok.

2.    Memproses permintaan.

3.    Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.

4.    Menerima barang atau jasa dari pemasok.

5.    Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.

6.    Memilih faktur-faktur yang akan dibayar.

7.    Menulis cek.

Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : Gunaka satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA

Data SIA berhubungan erat dengan kejadian. SIA merekam data tentang berbagai kejadia yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok), barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok), jumlah terutang dari para pelanggan (kepada para pemasok), dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang memengaruhi buku besar. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Meskipun dokumen sumber sudah memiliki informasi yang detail mengenai setiap kejadian, data harus diorganisasi dan disimpan dengan cara lain untuk menyediakan informasi yang bermanfaat.

Sistem manual mengatasi masalah ini dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasi informasi mengenai berbagai entitas (misalnya, pelanggan, pemasok, atau produk).

Jenis-jenis File dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Para akunta yang mengambil bagian di dalam proses perancang perlu memahami jenis-jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntansi diterapkan melalui perubahan perantilunak dan perubahan rancangan file data.

File induk

Ciri-ciri file induk :

·      File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa.

·      File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·      Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

-       Data acuan adalah data dekskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.

-       Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi. Kuantitas persediaan ditangan adalah suatu contoh.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas : barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal.

·      Barang/jasa – barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·      Agen eksternal – agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

·      Agen internal- agen internal adalah orang-orang atau unit organisai yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.

File Transaksi

Jenis file data yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi memiliki ciri sebagai berikut :

·      File transaksi menyimpan data tentang kejadian.

·      File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·      File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.

·      Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Hubungan Antara File Transaksi dan File Induk

·      Kejadian dan Aktivitas

·      Pencatatan

·      Pembaruan

·      Pemeliharaan File

BAB 3

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen. Dalam pembahasan ini digunakan Unified Modeling Language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek. UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi. Ini merupakan standard terbuka yang menjadikannya sebagai bahan permodelan yang umum di industry. Standard ini terus dikembangkan dan diperbaharui dengan pengawasan dan control dari Object Management Group (OMG), sebuah keanggotaan  terbuka, konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan dalam industry computer.

Diagram Aktivitas UMLmemainkan peran sebagai “peta” dalam memahami sebuah bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas didalam proses.

Over Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

·         Overview Diagram : menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian penting, urutan kejadian dan aliran informasi antar kejadian.

·         Detailed Diagram : diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditujukan pada overview diagram.

MEMAHAMI OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

·          Menerima pesanan

·          Menyiapkan makanan

·          Menyajikan makanan

·          Mencatat penjualan

·          Menutup register

·          Rekonsiliasi

Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau department yang bertanggung jawab atas kejadian tsb :

·         Agen diluar organisasi ini

·         System computer digunakan untuk mencatat dan memperoleh data SIA

·         Lingkaran penuh yang menunjukkan awal proses

·         Enam kejadian ditunjukkan oleh segiempat panjang

·         Ingat bahwa teks berfokus pada karyawan/department yang bertanggung jawab di dalam organisasi pada saat mengidentifikasi kejadian

·         Kejadian 1 dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan

·         Kejadian 4 dimulai ketika pelanggam mengambil nota penjualan yang terisi lengkap

·         Tindakan pelanggan disebut sebagai pemicu yang menyebabkan satu agen didalam organisasi itu untuk melakukan beberapa tindakan

·         Garis dengan panah digunakan untuk menunjukkan urutan kejadian

·         Teks digunakan symbol dokumen untuk menunjukkan dokumen sumber dan laporan

·         Garis putus-putus dan panah digunakan untuk menunjukkan aliran informasi

·         Garis putus-putus digunakan untuk menyambung kejadian dan table

·         Symbol mata banteng digunakan untuk menunjukkan akhir proses

MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Langkah Pendahuluan :

1.      Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

2.      Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas memnunjukkan batas kejadian dan nama kejadian

Langkah Untuk Membuat Diagram Aktivitas :

3.      Menunjukkan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes

4.      Membuat diagram untuk masing-masing aktivitas

5.      Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis

6.      Menggambar table (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis

MEMAHAMI DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

·         Memeriksa informasi di dalam file computer

·         Membandingkan dokumen

·         Membuat data acuan tentang entitas

·         Memperbaharui informasi tentang entitas

·         Menyusun laporan/mencetak dokumen

MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

1.      Tambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas

2.      Buatlah table arus kerja

3.      Identifikasilah diagram terperinci yang dilakukan

4.      a. buatlah swimlane untuk agen yang terlibat pada satu atau bebrapa kejadian yang ditujukan pada detailed diagram

b. tambahkan segiempat panjang unruk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasi pada detailed diagram

c. gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas

d. atur dokumen yang dibuat/digunakan oleh aktivitas didalam diagram

e. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen

f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer

g. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table

OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktifitas UML yang disediakan :

·         Anotasi narasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

·         Tablel arus kerja

·         Overview activity diagram untuk proses pendapatan

·         Detailed activity diagram

BAB 4

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.                   Lingkungan pengendalian

2.                   Penentuan risiko

3.                   Aktivitas pengendalian

4.                   Informasi dan akuntansi

5.                  Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

·                     Efektivitas dan efisiensi operasi

·                     Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.                   Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.                   Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.                   Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.                   Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.                   Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.                   Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.                   Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.                   Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.